Automatyzacja księgowości w firmie

02. 10. 2020 | Brandvoice

Automatyzacja części procesów zachodzących w przedsiębiorstwach jest naturalnym oraz coraz częstszym zjawiskiem. Skutkuje ona zwiększeniem efektywności pracy, możliwością skupienia się personelu na istotnych dla firmy sprawach oraz zmniejsza koszty prowadzenia działalności. Aby osiągać lepsze rezultaty mniejszym nakładem, wiele firm opracowuje coraz skuteczniejsze metody automatyzacji procesów zachodzących w firmie, aby maksymalizować efektywność pracy oraz zyski. 

Poprzez automatyzację najczęściej rozumie się proces przejmowania przez maszyny, komputery lub systemy komputerowe części, lub całości obowiązków, do tej pory należących do pracownika. Zjawiskiem, z którym w największym stopniu mamy do czynienia w dobie globalizacji i rozwoju technologicznego, jest oczywiście automatyzacja procesów produkcyjnych, w których ogromna większość powtarzalnych czynności podczas produkcji została powierzona stworzonym do tego maszynom. Szybka komputeryzacja przedsiębiorstw w ostatnich latach spowodowała automatyzację w wielu innych aspektach pracy firmy, od sprzedaży i marketingu, po zagadnienia kadrowe, aż do księgowości.

Automatyzacja procesów księgowych może nieść ze sobą szereg korzyści dla przedsiębiorstwa, w największym stopniu dotyczących zwiększenia efektywności pracy poprzez przejęcie przez system komputerowy czynności powtarzalnych i najbardziej czasochłonnych tj.  wprowadzanie do systemu dużej ilości faktur, księgowań lub innych dokumentów, często identycznych lub do siebie podobnych, tworzenie zestawień bądź obliczeń na podstawie wielu dokumentów. Dzięki temu pracownicy księgowości mogą skupić się na zagadnieniach analitycznych, zwiększając swoją specjalizację, a nużące i powtarzalne czynności można pozostawić odpowiedzialnemu za to systemowi. 

Wprowadzenie automatyzacji wymaga jednak wdrożenia odpowiedniego oprogramowania w firmie. Przykładem takiego programu jest Systim.pl, który w dużym stopniu pozwala na przeprowadzenie automatyzacji procesów księgowych. W praktyce oznacza to m.in. automatyczne tworzenie dokumentów księgowych na podstawie faktur, list płac czy rachunków do umów cywilnoprawnych. Dokumenty te księgowane są w zdecydowanej większości przypadków w identyczny sposób, wystarczy więc standardowe, powtarzalne operacje księgować na podstawie zdefiniowanych wcześniej szablonów księgowań. Do optymalizacji również dochodzi poprzez automatyczne generowanie deklaracji podatkowych, raportów, zestawień oraz sprawozdań finansowych na podstawie księgowań czy automatyczne obliczanie i księgowanie amortyzacji dla środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Automatyzacja procesów kadrowo księgowych po wprowadzeniu odpowiednich danych konfiguracyjnych pozwolić może na sprawne zarządzanie kadrami, wystarczy jedynie np. wprowadzić umowę dla pracownika i uzupełnić jego kalendarz czasu pacy, a program samodzielnie wyliczy wszystkie składki, ekwiwalenty, podatki.

Rozpatrując zakresy automatyzacji w procesach księgowych oraz zarządzania firmą, warto jeszcze wspomnieć o API – czyli interfejsie programowania aplikacji określającemu współpracę pomiędzy dwoma programami i definiującemu zasady oraz reguły takiej komunikacji za pomocą kodu źródłowego. W praktyce oznacza to integrację pomiędzy dwoma aplikacjami, polegającą w przypadku systemów do zarządzania firma np. na możliwość fakturowania i prowadzenia magazynu w jednym programie, a prowadzenie księgowości w drugim. Posługując się przykładem programu Systim.pl, pozwala on na połączenie systemu księgowego za pośrednictwem API z popularnymi sklepami internetowymi i pozwala na przesyłanie faktur oraz zamówień z systemów zewnętrznych np. Allegro, aby na ich podstawie automatycznie wygenerować dokumenty księgowe.

Wszystkie dokumenty generowane w systemach opartych na automatyzacji procesów wystawiane są w określonych ramach, lub inaczej szablonach. Mogą być one w pełni dostosowywalne do potrzeb przedsiębiorstwa, zawierać określone przez księgowych wzory księgowań, i w dużym stopniu wspomagać pracę w wielu działach firmy. Pracownik sprzedaży nie musi być wykwalifikowanym księgowym, a wystawiony przez niego dokument sprzedaży może być automatycznie, poprawnie zaksięgowany na podstawie przygotowanego szablonu księgowego.

Istotnym elementem usprawniania pracy przedsiębiorstwa poprzez automatyzację procesów, jest również możliwość masowych działań na dokumentach. Dzięki automatyzacji importu dokumentów nie jest to konieczne. Wystarczy wyeksportować plik z fakturami w określonym formacie z innego programu i zaimportować go do nowego. W identyczny sposób zaimportujemy wyciągi bankowe. Co istotne, dzięki integracji z zewnętrznymi systemami OCR, możliwe jest także skanowanie zwykłych faktur i innych dokumentów kosztowych i importowanie ich do aplikacji do zarządzania firmą. Takie zaimportowane dokumenty mogą być automatycznie księgowane w programie.

Na rynku można znaleźć zatem programy, które w ogromnym stopniu pozwalają  na zautomatyzowanie księgowości i pozwalają znacząco zredukować związane z nią koszty.  Automatyzacja pewnych procesów księgowych pozwala również na lepsze wykwalifikowanie personelu, który nie musi tracić energii na wprowadzanie do systemów danych i dokumentów, pozwalając skupić się na aspektach czysto analityczno-księgowych. Księgowy w takim podejściu przestaje być pracownikiem odpowiedzialnym za ciągłe przepisywanie dokumentów, ale staje się nadzorcą systemu księgowego  wskazując w jaki sposób ma działać, monitorując jego działanie i wprowadzając odpowiednie korekty jego funkcjonowania. Wszystko to w jednym celu, aby procesy automatyzacji pomogły zaoszczędzić czas i zwiększyć efektywność pracy przedsiębiorstwa.