Inwentaryzacja 2015 + Ściąga z terminów inwentaryzacji

29. 11. 2015 | Magdalena Sokołowska

Końcówka roku obrotowego dla wielu kierowników jednostek oraz służb finansowo-księgowych oznacza dodatkowe obowiązki. Jednym z obowiązków, które nakłada ustawa o rachunkowości jest sporządzenie inwentaryzacji. Wytyczne na temat inwentaryzacji zawarte są w art.26-27 tejże ustawy.

Inwentaryzacja jest to sprawdzenie lub ustalenie  rzeczywistego stanu aktywów i pasywów oraz wyjaśnienie różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji tj. rzeczywistym a stanem wynikającym z ewidencji księgowej.

Odpowiedzialność  za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości ponosi kierownik jednostki. Jednak niektóre obowiązki może on przenieść na inną osobę np. dyrektora finansowego, głównego księgowego, za zgodą tych osób wyrażoną pisemnie.

Zasady przeprowadzania inwentaryzacji powinny wynikać z regulaminu inwentaryzacji, który jest częścią polityki rachunkowości danej firmy. Należy określić harmonogram oraz skład komisji inwentaryzacyjnej. Z regulaminu obiegu dokumentów lub innego dokumentu powinno wynikać,  kto i w jakim zakresie jest odpowiedzialny za operacje gospodarcze.

Do funkcji inwentaryzacji można zaliczyć:

- funkcję weryfikacyjną,

- funkcję kontrolną,

- funkcję ochrony majątku.

Inwentaryzację można podzielić na kilka etapów:

I ETAP Przygotowanie jednostki do przeprowadzenia inwentaryzacji

Do tego etapu prac można zaliczyć:

a) wydanie zarządzenie kierownika jednostki o przeprowadzeniu inwentaryzacji,

b) przygotowanie lub aktualizacja dokumentacji związanej z inwentaryzacją tj. instrukcji inwentaryzacyjnych, formularzy spisowych.

Należy pamiętać, że arkusze spisowe są drukami ścisłego zarachowania – to znaczy, że muszą być odpowiednio ewidencjonowane, wydawane, przyjmowane.

c) przeprowadzenie szkoleń dla osób materialnie odpowiedzialnych oraz komisji inwentaryzacyjnej,

d) zawiadomienie biegłego rewidenta o terminie inwentaryzacji – jest to bardzo ważna kwestia, jeśli nie zapewni się biegłemu rewidentowi możliwości uczestnictwa w inwentaryzacji (co stanowi ograniczenie zakresu badania) , może spowodować to wydanie opinii z zastrzeżeniem lub w szczególnych sytuacjach odstąpienie od wydania opinii.

II ETAP Inwentaryzacja składników majątku

Do tego etapu zaliczamy:

a) przeprowadzenie spisu z natury

 Spisu z natury dokonują zespoły spisowe powołane przez komisję inwetaryzacyjną. Powinny składać się co najmniej z dwóch osób. W spisie z natury powinny uczestniczyć także osoby odpowiedzialne za powierzone im mienie.  Do zadań zespołu spisowego należy: mierzenie, liczenie, ważenie poszczególnych składników majątku i nanoszenie tych danych na arkusz spisu z natury.

b) uzyskanie potwierdzeń sald

Potwierdzenia sald wysyła strona, która jest wierzycielem. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby jednostka potwierdzała również swoje zobowiązania poprzez potwierdzenie salda. Częstym pytaniem jest także czy należy potwierdzać salda zerowe – jeżeli jednostka przeprowadza wiele transakcji z danym kontrahentem dobrze jest takie potwierdzenie również przesłać, aby mieć pewność, że obie jednostki mają te same dane w księgach. Potwierdzenia salda warto wysyłać listami poleconymi, aby mieć dowód dopełnienia obowiązku inwentaryzacji rozrachunków.

Po otrzymaniu potwierdzenia salda następuje sprawdzenie zgodności zapisów w księgach rachunkowych z otrzymanym potwierdzeniem, jeśli wszystko jest zgodne na zwrotce pisze się „zgodne”, podpisuje i odsyła do nadawcy.  Jeśli saldo jest niezgodne, różnice należy wyjaśnić z kontrahentem.

c) porównanie danych z ksiąg z odpowiednimi dokumentami

Metoda ta ma zastosowanie do składników aktywów i pasywów, które nie podlegają spisowy z natury i potwierdzeniu sald. Po dokonaniu weryfikacji należy również sporządzić protokół, w którym wymienia się wszystkie zweryfikowane salda i dokumenty potwierdzające ich istnienie i zgodność.

ETAP 3 Rozliczenie i ewidencja różnic inwentaryzacyjnych

Do tego etapu pracy zaliczamy:

a) ujawnienie niedoborów i nadwyżek składników majątku,

b) ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych,

c) zatwierdzenie przez kierownika jednostki protokołu poinwentaryzacyjnego,

d) rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych jednostki

(przykłady rozliczania różnic inwentaryzacyjnych w następnym artykule).

Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Ogólnie ustawa o rachunkowości zobowiązuje podmioty gospodarcze do sporządzenia inwentaryzacji na ostatni dzień roku obrotowego, jednak w stosunku do niektórych składników majątkowych jest możliwość stosowania innych terminów, jeśli taką decyzje podejmie kierownik jednostki w ramach polityki rachunkowości.

Jeśli inwentaryzację przeprowadzono w innym czasie niż w dniu bilansowym tj. w ostatnim kwartale roku obrotowego lub w ciągu pierwszych 15 dni następnego roku obrotowego, wówczas ustalenie rzeczywistego stanu składników następuje przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda odpowiednio zwiększeń lub zmniejszeń, jakie miały miejsce między datą inwentaryzacji a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych.

Poniżej pomocna tabela przy sporządzaniu inwentaryzacji.