Środki higieny osobistej w ewidencji księgowej i podatkowej

29. 03. 2016 | Magdalena Sokołowska

Pracodawcy zobowiązani są zapewnić pracownikom bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Wynika to wprost z przepisów Kodeksu Pracy, rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie ogólnych przepisów bhp oraz innych przepisów wykonawczych.

Ilość i rodzaje środków czystości powinny zależeć od stopnia zanieczyszczenia ciała pracowników w czasie wykonywania pracy oraz zostać określone w przepisach zakładowych np. w regulaminie wynagradzania lub specjalnym regulaminie związanym z przyznawaniem środków czystości oraz odzieży pracowniczej. Do najczęściej przyznawanych środków czystości należą: mydła, pasty do mycia rąk, kremy, ręczniki. Pracownikom nie przysługuje ekwiwalent pieniężny za środki czystości. Pracodawca może nie wydawać pracownikom środków higieny osobistej pod warunkiem zapewnienia im możliwości skorzystania z nich w zakładowych pomieszczeniach socjalnych np. nieograniczony dostęp do mydeł, ręczników w umywalniach zakładowych.

Środki związane z zapewnieniem bezpiecznych i higienicznych warunków pracy np. w/w środki higieny osobistej w księgach rachunkowych ujmuje się na koncie 405Konto 405 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia (Kosztowe) 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, zalecane jest stosowanie do tego konta odpowiednio dostosowanej analityki ponieważ na koncie tym ujmuje się również inne koszty związane z działalnością operacyjną jednostki.

Należy zwrócić uwagę na fakt, iż środki czystości służące utrzymaniu czystości na terenie zakładu pracy ujmuje na koncie 401Konto 401 - Zużycie materiałów i energii (Kosztowe) 401 Zużycie materiałów i energii.

Ewidencja księgowa  zakupu i przekazania środków higieny osobistej dla pracowników:

Podatek dochodowy a środki higieny osobistej

Świadczenia rzeczowe otrzymane od pracodawcy stanowią przychód ze stosunku pracy, jednak zgodnie z art. 21 ust.1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwolnione z podatku są świadczenia przyznawane na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy. Dla pracodawcy zakup środków higieny osobistej stanowi koszt uzyskania przychodu, gdyż zakup ich związany jest z prowadzoną działalnością gospodarczą.

VAT

Z punktu widzenia podatku od towarów i usług nie podlega wątpliwości, że pracodawcy przysługuje odliczenie podatku naliczonego wykazanego na fakturze zakupu.

Przekazanie natomiast pracownikom środków czystości nie powoduje obowiązku rozliczenia VAT należnego od tego przekazania bowiem przekazanie to nie stanowi odpłatnej dostawy towarów. Nie można tej dostawy też kwalifikować jako nieodpłatne przekazanie towarów ponieważ przy nieodpłatnym przekazaniu opodatkowane są wszelkie przekazania towarów służące celom osobistym pracowników. Przekazania środków higieny nie możemy utożsamiać z celami osobistymi pracowników gdyż obowiązek ich zapewnienia wynika z odrębnych przepisów, służy czynnościom związanym z działalnością gospodarczą oraz będzie służyć zgodnemu z przepisami prawa funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Potwierdza to interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dn. 28.11. 201Konto 201 - Rozrachunki z dostawcami (Pasywne) 2011r, sygnatura: IBPP3/443-1120/11/KO.

A co z „ZUS-em” od przekazanych środków czystości?

Jeśli chodzi o rozliczenie składkowe to wartość świadczeń przyznanych na podstawie przepisów bhp nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne ani na ubezpieczenie zdrowotne.