Elektroniczne sprawozdania finansowe

17. 12. 2018 | Łukasz Walkiewicz

Od początku października 2018r. na jednostkach gospodarczych spoczywa obowiązek złożenie sprawozdania finansowego do KRS drogą elektroniczną. Zmiany te zostały uregulowane w przepisach ustawy z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r. poz. 398, dalej ustawa o zmianie KRS). Jak w praktyce będzie wyglądało złożenie sprawozdania finansowego? O tym w poniższym artykule.

Wysyłka sprawozdań finansowych w formie elektronicznej – kogo zobowiązują nowe przepisy?

Zgodnie z nowelizacja od początku października 2018r do złożenia sprawozdania finansowego w formacie pliku JPK zobowiązane będą wszystkie jednostki, które są zarejestrowane w KRS. Dodatkowo nowym przepisom podlegają również spółki osobowe, które osiągnęły przychód w ubiegłym roku powyżej 2 milionów euro.

Sprawozdania finansowe tylko w formie elektronicznej

Do 30 września 2018r. jednostki miały jeszcze możliwość złożenia kopii sprawozdania finansowego w formie elektronicznej, czyli skanu sprawozdania, który został opatrzony podpisem uprawnionej osoby. Możliwość ta dotyczyła głównie sprawozdań za 2017r. Jednostki, które nie zdążyły z wysyłką sprawozdania w takiej formie będą zobowiązane do dostosowania się do nowych przepisów.

Od października 2018r. zaczęły obowiązywać zmienione przepisy ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi jednostki gospodarcze zobowiązane będą do sporządzenia sprawozdania finansowego w strukturze logicznej oraz formacie, który będzie udostępniony w Biuletynie Informacji Publicznej. Obowiązek ten wynika bezpośrednio z art. 45 ust. 1g uor.

Ministerstwo Finansów poinformowało, iż obowiązujące struktyry logiczne i formaty sprawozdań opublikowane zostały na stronie Krajowej Administracji Skarbowej. Należy zatem odnieść się do strony internetowej https://www.mf.gov.pl/krajowa-administracja-skarbowa/dzialalnosc/struktury-e-sprawozdan.

Należy również zaznaczyć, iż jednostki sporządzające sprawozdanie finansowe zgodnie z przepisami MSR, zgodnie z art. 45 ust. 1h uor, powinny przygotować je w formie nieustrukturyzowanej.

Do prawidłowej wysyłki sprawozdania finansowego koniecznym będzie złożenie właściwego podpisu. Wiąże się to z tym, iż osoba uprawniona do reprezentacji danej jednostki, która posiada numer PESEL ujawniony w rejestrze przedsiębiorców KRS, złoży sprawozdanie finansowe przy pomocy podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego ePUAP. Taka forma podpisu została określona wprost w art. 45 ust. 1f uor. Osobami upoważnionymi do złożenia sprawozdania finansowego są zwykle członkowie zarządu danej jednostki. A zatem sprawozdania finansowego nie mogą złożyć pełnomocnicy oraz cudzoziemcy, którzy nie posiadają numeru PESEL.

Udogodnieniem dla przedsiębiorców jest również to, iż zobowiązani do złożenia sprawozdania finansowego jedynie do KRS, który to przekazuje dany plik JPK do odpowiedniego organu skarbowego. Takie rozwiązanie zwalnia jednostki z dodatkowego raportowania rocznego sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego. Należy jednak pamiętać, iż jednostki zobowiązane są do dochowania obowiązujących terminów raportowania sprawozdań.

Zakres sprawozdań finansowych wysyłanych drogą elektroniczną

Od października 2018 r w formie elektronicznej jednostki gospodarcze powinny złożyć również:

• sprawozdania z działalności jednostki, zgodnie z art. 49 ust. 7 uor w przypadku podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
• sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, zgodnie z art. 55 ust. 2a uor, do rocznego skonsolidowanego sprawozdania finansowego dołącza się sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej, sporządzone odpowiednio według wymogów, o których mowa w art. 49 ust. 2-3a i 7, z tym że w przypadku informacji określonych w art. 49 ust. 2 pkt 5 należy podać informacje o udziałach własnych posiadanych przez jednostkę dominującą, jednostki wchodzące w skład grupy kapitałowej oraz osoby działające w ich imieniu. Sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej można sporządzić łącznie ze sprawozdaniem z działalności jednostki dominującej jako jedno sprawozdanie.
• skonsolidowane sprawozdanie finansowe, zgodnie z art. 63c ust. 2a i 2b uor, 2a. Skonsolidowane sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. 2b. Skonsolidowane sprawozdanie finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Nie dotyczy to sprawozdań finansowych sporządzanych zgodnie z MSR.
• sprawozdania z płatności i skonsolidowanego sprawozdania z płatności, zgodnie z art. 63k uor sprawozdanie z płatności i skonsolidowane sprawozdanie z płatności sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Ponadto w formie skanów jednostka powinna wysłać do KRS drogą elektroniczną uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie finansowe oraz uchwałę informującą o podziale zysku/ pokryciu straty, a także opinię biegłego rewidenta, jeżeli jednostka podlegała pod obowiązek badania sprawozdania finansowego. Opinia biegłego powinna zostać dodatkowo opatrzona podpisem kwalifikowanym biegłego.