|
Delegacje oraz podróże służbowe stały się integralną częścią życia zawodowego wielu pracowników. Obecnie wyjazdy służbowe są powszechną praktyką, do której pracownik jest zobowiązany na podstawie polecenia służbowego. Jednym z kluczowych świadczeń przysługujących pracownikowi podczas takiej podróży są diety. Diety te wypłacane są za czas trwania podróży służbowej i mają na celu pokrycie dodatkowych kosztów związanych z wyżywieniem w trakcie wyjazdu.
Delegacja czy podróż służbowa?
Aby lepiej zrozumieć różnice między podróżą służbową a delegacją, warto odwołać się do przepisów prawa. Podróż służbowa jest zdefiniowana w art. 77 § 1 Kodeksu pracy, który wskazuje, że podróż służbowa odbywa się poza miejscowością, gdzie znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Cechą charakterystyczną podróży służbowej jest jej tymczasowy, incydentalny charakter, czyli stanowi ona odstępstwo od zwyczajowych obowiązków pracownika. W ramach podróży służbowej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów, takich jak diety i wydatki związane z przejazdami.
Delegacja natomiast odnosi się do sytuacji, gdy zmiana miejsca wykonywania pracy została wskazana bezpośrednio w umowie o pracę. W takim przypadku nie mamy do czynienia z podróżą służbową, lecz z delegowaniem do pracy w innym miejscu na stałe. Obowiązują wtedy przepisy wewnętrzne firmy, takie jak regulamin wynagradzania, który określa zasady wypłaty dodatków oraz zwrotu kosztów związanych z pracą poza dotychczasowym miejscem świadczenia pracy, np. rekompensata kosztów dojazdu czy wypłata dodatkowego świadczenia na wzór diety.
Zasady związane z podróżami służbowymi i ich rozliczenie
Delegowanie pracownika w podróż służbową dokonywane jest na podstawie zleconego przez pracodawcę polecenia wyjazdu służbowego.
Polecenie wyjazdu powinno zawierać następujące dane:
1) imię i nazwisko pracownika,
2) cel podróży służbowej,
3) miejsce rozpoczęcia i zakończenia delegacji,
4) nazwę miejscowości docelowej,
5) czas trwania podróży służbowej,
6) środek lokomocji.
Zasady dotyczące warunków odbywania i rozliczania podróży służbowych zostały określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 201Konto 201 - Rozrachunki z dostawcami (Pasywne) 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w jednostkach państwowych i samorządowych z tytułu wyjazdów służbowych. Rozporządzenie to definiuje, jakie diety przysługują pracownikom oraz jaka jest ich wysokość, przeznaczając je głównie na pokrycie kosztów wyżywienia w trakcie delegacji.
Co istotne, wspomniane przepisy mogą być również stosowane w przypadku pracowników zatrudnionych w innych sektorach, o ile układ zbiorowy pracy, regulamin pracy lub umowa o pracę nie wprowadza odmiennych zasad rozliczania podróży służbowych. Warto jednak podkreślić, że określone w tych dokumentach stawki diet nie mogą być niższe niż te, które zostały wskazane w omawianym rozporządzeniu, zarówno w przypadku delegacji krajowych, jak i zagranicznych.
W treści rozporządzenia dotyczącego należności za podróże służbowe zawarte są zasady dotyczące wysokości oraz warunków ustalania świadczeń przysługujących pracownikom w ramach delegacji krajowych i zagranicznych. Określono tam m.in. wysokość diet, które są uzależnione od długości trwania wyjazdu służbowego. W przypadku podróży zagranicznych rozporządzenie uwzględnia również walutę, w której wypłacana będzie dieta, oraz ustala maksymalny limit kosztów za nocleg w różnych krajach. Ponadto dokument reguluje zasady zwrotu wydatków poniesionych na przejazdy, noclegi i inne niezbędne koszty związane z podróżą służbową.
Pracownik odbywający podróż służbową – poza obligatoryjnie przysługującymi dietami, ma również prawo do zwrotu kosztów z tytułu:
- przejazdów z miejscowości stałego miejsca pracy bądź miejscowości zamieszkania pracownika do miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej i z powrotem;
- noclegu lub ryczałtu za nocleg;
- dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
- innych udokumentowanych wydatków.
Rozliczenie podróży służbowej - dokumentacja
Zgodnie z § 2 rozporządzenia dotyczącego podróży służbowych, za wyjazdy krajowe i zagraniczne, które odbywają się w określonym przez pracodawcę terminie i miejscu, pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów związanych z przejazdami, transportem lokalnym, noclegami i innymi niezbędnymi, udokumentowanymi wydatkami, które pracodawca uzna za uzasadnione. Wysokość diet za każdy dzień podróży zagranicznej oraz limity na noclegi w różnych krajach są szczegółowo określone w załączniku nr 1 do wspomnianego rozporządzenia.
Rozliczenie kosztów związanych z podróżą służbową pracownika odbywa się na podstawie przedstawionych przez niego dokumentów, które potwierdzają rzeczywiste poniesienie wydatków. Dokumentacja taka powinna obejmować faktury, rachunki, bilety, paragony, a także dowody zapłaty za korzystanie z autostrad, parkingów i innych podobnych opłat. W myśl § 5 ust. 1-3 rozporządzenia dotyczącego podróży służbowych, nie ma konieczności dokumentowania wydatków wypłacanych pracownikowi w formie ryczałtu, takich jak diety, ryczałt za nocleg czy ryczałt za dojazdy. Wypłaty te są z góry określone i nie wymagają przedstawiania dodatkowych dowodów poniesienia kosztów przez pracownika.
Pracodawca zwraca pracownikowi inne niezbędne wydatki związane z podróżą służbową, takie jak opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi, autostradami, postój w strefach płatnego parkowania, opłaty za miejsca parkingowe oraz inne koszty poniesione w trakcie podróży krajowej lub zagranicznej. Wydatki te muszą być udokumentowane odpowiednimi dowodami, takimi jak faktury, rachunki czy bilety.
Jeżeli przedstawienie dokumentu potwierdzającego wydatek nie jest możliwe, pracownik jest zobowiązany do złożenia pisemnego oświadczenia, w którym wyjaśni przyczyny braku dokumentacji. Ponadto, w uzasadnionych przypadkach, pracownik składa pisemne oświadczenie dotyczące okoliczności mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów lub zwrotu innych kosztów związanych z podróżą służbową oraz ich wysokość. Przepisy te reguluje § 4 i § 5 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. Pracownik odbywający podróż służbową ma obowiązek złożenia rozliczenia kosztów podróży najpóźniej w terminie 14 dni od zakończenia podróży. Rozliczenie to powinno zawierać odpowiednie dokumenty potwierdzające poniesione wydatki, a w przypadku podróży samochodowej – także ewidencję przebiegu pojazdu.
W obrocie gospodarczym powszechnie używany jest druk „Polecenie wyjazdu służbowego i rachunek kosztów podróży”. Choć nie jest to dokument wymagany przepisami prawa, stanowi on standardowe narzędzie do dokumentowania delegacji i związanych z nią kosztów. Może on stanowić podstawę do ujęcia kosztów podróży służbowej w księgach rachunkowych, pod warunkiem, że spełnia wymagania dotyczące dowodów księgowych określone w art. 21 ustawy o rachunkowości.
Warto zaznaczyć, że rozliczenie podróży służbowej jest ściśle powiązane z kwestią zaliczki na niezbędne koszty podróży. W przypadku wyjazdów krajowych zaliczka jest wypłacana jedynie na wniosek pracownika, a jej wysokość powinna uwzględniać szacunkowe koszty podróży (zgodnie z § 11 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych). Natomiast w przypadku podróży zagranicznych zaliczka staje się obowiązkowa. Zazwyczaj zaliczka jest wypłacana w gotówce, ale możliwe jest również jej udzielenie przy użyciu kart płatniczych.
Należy podkreślić, że rozliczenie podróży służbowej jest ściśle związane z kwestią zaliczki na wydatki służbowe. W przypadku podróży krajowych zaliczka jest wypłacana jedynie na wniosek pracownika, który musi uwzględniać wstępną kalkulację kosztów wyjazdu, co jest określone w § 11 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. Natomiast w przypadku podróży zagranicznych udzielenie zaliczki jest obowiązkowe. Zaliczka najczęściej jest wypłacana w gotówce, ale możliwa jest również jej wypłata przy użyciu kart płatniczych.
Wysokość przysługujących diet z tytułu odbycia podróży służbowej
Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:
1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
a) mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,
b) od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
a) do 8 godzin - przysługuje 50% diety,
b) ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie - 25% diety, obiad - 50% diety, kolacja - 25% diety. Zasadę tę stosuje się także w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie.
Warto jednak pamiętać, że dieta nie przysługuje w przypadku delegowania pracownika do miejscowości, w której ma on stałe lub czasowe miejsce pobytu, ani w sytuacjach określonych w § 10 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. Ponadto dieta nie jest należna, gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
Ujęcie kosztów podróży służbowej w księgach rachunkowych
Koszty poniesione w ramach podróży służbowej pracownika, dla celów bilansowych, klasyfikowane są jako koszty związane z podstawową działalnością operacyjną. Zgodnie z zasadą memoriału, należy je ująć w księgach rachunkowych w okresie, którego dotyczą, niezależnie od daty ich zapłaty.
Koszty związane z podróżami służbowymi mogą być księgowane na koncie analitycznym przypisanym do konta 409Konto 409 - Pozostałe koszty (Kosztowe) 409 "Pozostałe koszty rodzajowe", na przykład jako "Koszty podróży służbowych". Rozliczenie tych kosztów odbywa się w korespondencji z kontem 234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".
Zatem poniesione wydatki dotyczące podróży służbowej mogą zostać ujęte w księgach rachunkowych na podstawie przedłożonego do rozliczenia przez pracownika np. "Polecenia wyjazdu służbowego" (wraz z dołączonymi fakturami, rachunkami, oświadczeniem pracownika lub paragonami), następującym zapisem:
1) Rozliczenie delegacji (zestawienie zawierające wszystkie koszty poniesione na wyjeździe służbowym – powinny zostać szczegółowo przedstawione w zestawieniu do dokumentu rozliczenia delegacji wraz z załączonymi dokumentami potwierdzającymi poniesienie kosztu):
- Wn konto 409Konto 409 - Pozostałe koszty (Kosztowe) 409 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: podróże służbowe),
- Ma konto 234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: imienne pracownika);
2) Rozliczenie z pracownikiem
- Wn konto 234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika);
- Ma konto 130Konto 130 - Rachunek bieżący (Aktywne) 130 "Rachunek bieżący"
Przykład. Pracownik przebywał w krajowej podróży służbowej w dniach 21-25 października 2024 roku. Podróż zaczęła się o 7:00, a zakończyła o 20:00. Pracownikowi przysługuje dieta za 5 dób podróży służbowej. Pracownik zawnioskował o zaliczkę w kwocie 2.000 zł. Pracownik nie miał zapewnionego wyżywienia, musiał zadbać o to we własnym zakresie.
Pracownik przedstawił zestawienie wydatków poniesionych podczas podróży służbowej oraz dostarczył wszystkie dokumenty potwierdzające ich poniesienie.
Rozliczenie delegacji uwzględnia diety w kwocie:
5 dni x 45 zł/dzień = 225Konto 225 - Inne rozrachunki publicznoprawne (Aktywno-pasywne) 225 zł
Rozliczenie delegacji przedstawione przez pracownika:
Należności z tytułu diet = 225Konto 225 - Inne rozrachunki publicznoprawne (Aktywno-pasywne) 225 zł
Koszty biletów – 700 zł
Koszty noclegów – 1.500 zł
Inne wydatki – 350 zł
SUMA: 2.775 zł
Ewidencja księgowa
1) Wypłata zaliczki dla pracownika
- Wn konto 234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" – 2.000 zł
- Ma konto 130Konto 130 - Rachunek bieżący (Aktywne) 130 "Rachunek bieżący" – 2.000 zł
2) Koszty podróży służbowej (rozliczenie delegacji)
- Wn konto 409Konto 409 - Pozostałe koszty (Kosztowe) 409 "Pozostałe koszty rodzajowe" – 2.775 zł
- Ma konto 234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" – 2.775 zł
3) Rozliczenie z pracownikiem (zwrot kosztów)
- Wn konto 234Konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami (Aktywno-pasywne) 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" – 775 zł
- Ma konto 130Konto 130 - Rachunek bieżący (Aktywne) 130 "Rachunek bieżący" – 775 zł
