Rozliczenia międzyokresowe kosztów.

03. 05. 2014 | Żaneta Solich

Zgodnie z obowiązującymi za granicą oraz w naszym kraju przepisami dotyczącymi rachunkowości operacje gospodarcze należy ewidencjonować zgodnie z zasadą periodyzacji oraz zasadą współmierności kosztów i przychodów.

Zasada periodyzacji mówi, że operacje gospodarcze  powinny być księgowane zgodnie z podziałem na okresy sprawozdawcze, tzn. miesiące i lata, których one dotyczą. Natomiast zasada współmierności przychodów i kosztów mówi, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu muszą być zaewidencjonowane w księgach rachunkowych w tym samym czasie co osiągnięty przychód.

Aby obie te zasady zostały zachowane jednostka zobowiązana jest księgować zarówno koszty jak i przychody dotyczące przyszłych okresów lub dotyczące nie tych okresów, w których zostały poniesione, poprzez rozliczanie ich w czasie.

Rozliczanie kosztów w czasie polega na:

a) wyłączeniu z kosztów działalności i ewidencjonowaniu na osobnym koncie kosztów dotyczących więcej niż jednego miesiąca (koszty przyszłych okresów), a następnie rozliczaniu ich w okresach sprawozdawczych, których owe koszty dotyczą,

b) wliczeniu do kosztów bieżącego miesiąca usług i świadczeń wykonanych na rzecz jednostki ale ze względów formalnych (np. brak faktury) niestanowiących jeszcze zobowiązania,

c) wliczeniu do kosztów aktualnego miesiąca wartości przyszłych, prawdopodobnych do przewidzenia kosztów.

W zależności od charakteru i sposobu rozliczania kosztów w czasie wyróżniamy rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne i bierne.

Rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne występują w przypadku ponoszenia przez jednostkę, przedsiębiorstwo kosztów dotyczących przyszłych okresów. Koszty te mogą być rozliczane w okresie czasu obejmującym parę miesięcy lub lat. W bilansie rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne wykazywane są po stronie aktywów.

Przykładowe koszty działalności operacyjnej, które rozlicza się w czasie jako czynne rozliczenia międzyokresowe, to:

• opłacone z góry prenumeraty czasopism, 
• opłacone z góry czynsze i dzierżawy,
• opłacone z góry ubezpieczenia majątkowe, 
• remonty środków trwałych (kapitalne, nie bieżące), 
• opłaty za zawarcie umowy i opłata wstępna przy umowach leasingu operacyjnego, 
• wydatki na trwające prace rozwojowe, jeżeli zgodnie z przewidywaniami zakończą się powodzeniem i zostaną zaliczone do wartości niematerialnych i prawnych, 
• koszty zakupu np. energii czy telekomunikacji,
• roczny odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.

Rozliczenia międzyokresowe kosztów bierne obejmują kwoty zaliczane ko kosztów bieżącego miesiąca których pokrycie nastąpi w przyszłości. Polegają one na tworzeniu swego rodzaju rezerwy na wydatki przyszłych okresów. Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów wykazuje się w bilansie po stronie pasywów.

Biernych rozliczeń międzyokresowych dokonuje się na:

a) świadczenia wykonane na rzecz jednostki, lecz nie stanowiące jeszcze zobowiązania z powodu braku faktur lub rachunków:

• np. niefakturowane dostawy materiałów,
• nieotrzymane w terminie faktury za energię itp.
• koszty wykonania jeszcze niezakończonych umów o usługi.

b) rezerwy na wydatki i przyszłe prawdopodobne koszty, których data bądź kwota powstania nie są jeszcze znane ale można je w sposób wiarygodny oszacować, mogą to być:

• koszty planowanych remontów,
• przewidywane koszty zużycia energii,
• koszty prowadzonych napraw, przeglądów gwarancyjnych itp.

Rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne ujmuje się na koncie 641Konto 641 - Rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne (Aktywno-pasywne) 641 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne" - saldo Winien (WN) tego konta oznacza koszty dotyczące przyszłych miesięcy.

Natomiast Rozliczenia międzyokresowe kosztów bierne księgowane są na koncie 642Konto 642 - Rozliczenia międzyokresowe kosztów bierne (Aktywno-pasywne) 642 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów bierne" – saldo Ma tego konta pokazuj rezerwy utworzone na wydatki i koszty, które zostaną poniesione w przyszłości.

Ewidencja rozliczeń międzyokresowych kosztów w układzie rodzajowym kosztów:

Ewidencja rozliczeń międzyokresowych kosztów w układzie rodzajowym i funkcjonalnym kosztów:

W praktyce często zdarza się, że jednostki (przedsiębiorstwa) upraszczają ewidencję czynnych rozliczeń międzyokresowych i ujmują koszty bezpośrednio na koncie 641Konto 641 - Rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne (Aktywno-pasywne) 641 Rozliczenie międzyokresowe kosztów czynne z pominięciem ujmowania ich na kontach układu rodzajowego (zespół 4). Ten sposób księgowania można stosować jedynie wtedy gdy nie ma to znaczącego wpływu na rzetelne przedstawienie sytuacji finansowej jednostki oraz nie fałszuje on wyniku finansowego.

Należy także pamiętać, że w przypadku stosowania tej metody salda konta 641Konto 641 - Rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne (Aktywno-pasywne) 641 nie uwzględnia się przy ustalaniu zmiany stanu produktów wykazywanej w rachunku zysków i strat sporządzanym według wariantu porównawczego.

 Zapisy księgowe wg metody uproszczonej:

A. Koszty są rozliczane jedynie w układzie rodzajowym (zespół 4):

1. Zarachowanie kosztów do rozliczenia w czasie:

• Wn konto 641Konto 641 - Rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne (Aktywno-pasywne) 641 Rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne
• Ma konta z zespołów 0, 1, 2 lub 3 np. 201Konto 201 - Rozrachunki z dostawcami (Pasywne) 201 Rozrachunki z dostawcami

2. Odpis części kosztów dotyczący danego miesiąca:

• Wn konta zespołu 4 np. 402Konto 402 - Usługi obce (Kosztowe) 402 Usługi obce
• Ma konto 641Konto 641 - Rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne (Aktywno-pasywne) 641 Rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne.

B. Koszty są rozliczane w układzie rodzajowym (zespół 4) i funkcjonalnym (zespół 5) kosztów:

1. Zarachowanie kosztów do rozliczenia w czasie:

• Wn konta zespołu 4 np. 402Konto 402 - Usługi obce (Kosztowe) 402 Usługi obce
• Ma konta z zespołów 0, 1, 2 lub 3 np. 201Konto 201 - Rozrachunki z dostawcami (Pasywne) 201 Rozrachunki z dostawcami

oraz równocześnie:

• Wn konto 641Konto 641 - Rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne (Aktywno-pasywne) 641 Rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne,
• Ma konto 490Konto 490 - Rozliczenie kosztów (Kosztowe) 490 Rozliczenie kosztów.

2. Odpis części kosztów dotyczący danego miesiąca:

• Wn konta zespołu 5 np. 550Konto 550 - Koszty zarządu (Kosztowe) 550"Koszty zarządu"
• Ma konto 641Konto 641 - Rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne (Aktywno-pasywne) 641 Rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne.

W niektórych z naszych przykładów dotyczących księgowań na koncie 641Konto 641 - Rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne (Aktywno-pasywne) 641 Rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne zastosowaliśmy księgowanie uproszczone.