|
Stany ewidencyjne poszczególnych składników majątkowych mogą się różnić od ich rzeczywistego poziomu. W celu zweryfikowania danych zawartych w księgach rachunkowych ze stanem faktycznym przeprowadza się inwentaryzację wszystkich składników majątku.
Ujawnione w trakcie inwentaryzacji różnice pomiędzy rzeczywistym, a ewidencyjnym stanem składników majątkowych stanowią niedobory, szkody i nadwyżki.
Niedobory i szkody stanowią równowartość różnic ilościowych składników majątkowych, natomiast szkody są różnicami jakościowymi powodującymi zmniejszenie wartości składników majątkowych.
Niedobory i szkody występują gdy stan stwierdzony podczas spisu z natury jest niższy niż stan wynikający z ewidencji księgowej, natomiast nadwyżki gdy stan ustalony podczas inwentaryzacji jest wyższy od stanu ewidencyjnego.
Z punktu widzenia powstawania niedobory, szkody i nadwyżki możemy podzielić na:
- niedobory i szkody zawinione, czyli powstałe na skutek przywłaszczenia mienia lub spowodowania szkody przez osobę materialnie odpowiedzialną,
- niedobory i szkody niezawinione, nie obciążające materialnie osób odpowiedzialnych, a w tym:
- pozorne – spowodowane błędami w pomiarach, dokumentacji czy ewidencji,
- ubytki naturalne – powstałe na skutek wysychania, wietrzenia czy wyciekania,
- ponad normę ubytków naturalnych spowodowane przyczynami uzasadniającymi zwolnienie z odpowiedzialności odpowiednich osób,
- losowe – będące wynikiem zdarzenia losowego takiego jak np. powódź czy pożar,
- kompensowane – tzn. w przypadku błędów przy wydawaniu składników majątku o zbliżonych cechach, powierzonych tej samej osobie i ujawnione w ramach tej samej inwentaryzacji niedobory mogą zostać skompensowane z nadwyżkami,
- nadwyżki, a w tym:
- nadwyżki pozorne,
- kompensowane z niedoborami,
- rzeczywiste – przyjmowane do ewidencji zapasów.
Niedobory środków pieniężnych ustala się w wartości nominalnej, a papierów wartościowych przeznaczonych do obrotu w cenie ich nabycia.
Niedobory rzeczowych składników środków obrotowych ujmuje się według cen zakupu, nabycia lub kosztów wytworzenia. Jeśli składnik majątku był wcześniej używany należy uwzględnić stopień jego dotychczasowego zużycia.
W razie stosowania cen ewidencyjnych (np. przy materiałach) wartość niedoborów koryguje się o przypadające na nie odchylenia od cen ewidencyjnych.
Niedobór składników majątku trwałego ustala się w wartości początkowej pomniejszonej o dotychczasowe umorzenie.
Szkody wycenia się w wysokości różnicy pomiędzy wartością składnika majątkowego przed szkodą i po jej powstaniu. Do wartość szkody można również doliczyć koszty naprawy.
Do ewidencji i rozliczenia ujawnionych niedoborów, szkód i nadwyżek w składnikach majątkowych służy konto 242Konto 242 - Rozliczenie niedoborów i szkód (Aktywno-pasywne) 242 „Rozliczenie niedoborów i szkód”. Po stronie Winien tego konta zapisujemy stwierdzone niedobory i szkody natomiast po stronie Ma stwierdzone nadwyżki.
Do konta warto prowadzić analitykę tak by móc wyodrębnić konkretne niedobory, szkody czy nadwyżki z podziałem na aktywa rzeczowe i pieniężne a także z podziałem na konkretne osoby, które są za nie odpowiedzialne.
