Przełącz w tryb pełnoekranowy desktop icon logo jak-ksiegowac.pl

Delegacje pracownicze krajowe i zagraniczne

Delegacje pracownicze krajowe i zagraniczne

| Łukasz Walkiewicz

Delegacje pracownicze na stałe wpisały się w życie zawodowe. W dzisiejszych czasach okoliczności związane z poleceniem wyjazdu służbowego pracownika to bardzo powszechna sytuacja, do odbycia której pracownik jest zobowiązany. Podstawowym świadczeniem związanym z podróżami służbowymi są diety określone przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r w rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, w której określone są zasady przyznawania i wysokość diet. Za czas podróży służbowej, w której przebywał pracownik przysługują diety, które przeznaczone są na pokrycie wydatków związanych z wyżywieniem podczas wyjazdu służbowego.

 

Znamiona delegacji

Aby móc stwierdzić, iż dany wyjazd służbowy możemy zakwalifikować jako delegację, musimy wziąć pod uwagę kilka czynników związanych z oddelegowaniem pracownika. W myśl art. 775 kodeksu pracy podróż służbowa spełnia znamiona delegacji, gdy spełnione są trzy warunki:

  • podróż odbywać się będzie w celu wykonania przez pracownika zadania służbowego,
  • podróż odbywać się będzie poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika,
  • podróż odbywać się będzie na polecenie pracodawcy.

 

Należy pamiętać, iż podatnik nie będzie miał możliwości uznania wyjazdu służbowego za delegację w przypadku, gdy z pośród czterech dni wyjazdu, jedynie dwa dni zostaną przeznaczone na zadania zawodowe, zaś dwa pozostałe będą stanowić czas wolny pracownika. Istotny jest również zapis w umowie pracownika, bowiem jeżeli okażę się, że miejscem pracy jest przykładowo całe województwo, nie zaś jedno z miast, wówczas i w tym przypadku wyjazd służbowy nie zostanie uznany jako delegacja.

Co do zasady pracownik, któremu zlecono polecenie wyjazdu służbowego nie może odmówić takiego wyjazdu. Istnieje jednak wyjątek, który dotyczy jedynie pracownic w ciąży oraz pracowników, którzy sprawują opiekę nad dzieckiem do lat 4, wówczas pracownik będzie musiał wyrazić zgodę na odbycie takiego wyjazdu.

 

Rozliczenie delegacji krajowej

Pracownik spółki Alfa sp. z o.o., której siedziba mieści się w Krakowie, został wysłany w delegację krajową do Warszawy, podróżował pociągiem. Delegacja rozpoczęła się w dniu 13 czerwca 2017 r. o godzinie 12:00 i trwała do 16 czerwca 2017 r. do godziny 21:00. Pracodawca w pełni pokrył koszt zakwaterowania oraz zapewnił pracownikowi wyżywienie częściowe w postaci 3 śniadań. Pracownik pobrał zaliczkę w wysokości 200 zł.

 

Rozliczenie delegacji rozpoczniemy od określenia czasu jej trwania. W powyższym przykładzie są to 3 pełne doby oraz 9 godzin. Zgodnie ze stawkami krajowymi ustalonymi w rozporządzeniu wyliczamy dietę należną pracownikowi.

1)     Dieta należna z tytułu odbycia podróży służbowej

4 x 30 zł = 120 zł

2)     Potrącenie diety o zapewnione 3 śniadania

30 zł x 25% * 3 śniadania = 22,50 zł

Należna pracownikowi dieta po potrąceniu = 120 zł – 22,50 zł = 97,50 zł

3)     Inne wydatki poniesione przez pracownika udokumentowane fakturą

Usługa hotelowa – 300,00 zł

Bilety kolejowe – 135,00 zł

Wydatki gastronomiczne – 65,00 zł

 

Podsumowując, pracownikowi należy się dieta w wysokości 97,50 zł, zwrot kosztów za bilety w wysokości 135Konto 135 - Inne środki pieniężne (Aktywne) 135,00 zł oraz zwrot za wydatki gastronomiczne w wysokości 65,00 zł. Łączna kwota wynosi 297,50 zł. Pracownik jednak pobrał zaliczkę w wysokości 200,00 zł, zatem końcowa należność pracownika po rozliczeniu delegacji wyniesie 97,50 zł.

Dekretacja

1)      Otrzymanie zaliczki pracowniczej:

 

2)      Wyliczona dieta pracownicza:

 

3)      Zaksięgowanie faktury za hotel:

 

4)      Zaksięgowanie faktury za bilety:

 

5)      Zaksięgowanie faktury za gastronomie:

 

6)      Wypłata pracownikowi należnej diety:

 

Rozliczenie delegacji zagranicznej

Pracownik spółki Alfa sp. z o.o., został wysłany w delegację zagraniczną do Ukrainy. Delegacja rozpoczęła się w dniu 22 czerwca 2017 r. o godzinie 06:00 i trwała do 23 czerwca 2017 r. do godziny 19:00. Pracownik nie pobrał zaliczki, natomiast spółka przekazała do użytku kartę kredytową należącą do spółki. Pracownik miał zapewnione pełne wyżywienie w hotelu, składające się z 2 śniadań, 2 obiadów i 1 kolacji. Pracownik dostarczył rozliczenie delegacji 28 czerwca 2017 r.

W przypadku rozliczenia delegacji zagranicznej mamy do czynienia z transakcjami walutowymi. Zarówno dla celów podatkowych jak i bilansowych koszty poniesione podczas delegacji przelicza się na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu zgodnie z art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości w kwestii bilansowej oraz art. 15 ust. 1 ustawy o CIT w kwestii podatkowej.

Rozliczenie delegacji rozpoczynamy od określenia czasu jej trwania, a zatem w powyższym przykładzie jest to 1 pełna doba oraz 13 godzin. Zgodnie z załącznikiem rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki społecznej wysokość diety za dobę podróży zagranicznej do Ukrainy wynosi 41 EUR.

1)     Dieta należna z tytułu odbycia podróży służbowej

1 x 41 EUR

1x 41 EUR (W przypadku niepełnej doby a okresie trwania ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości)

2)     Potrącenie diety o zapewnione posiłki

41 EUR x 15% * 2 śniadania = 12,30 EUR

41 EUR x 30% * 2 obiady = 24,60 EUR

41 EUR x 30% * 1 kolacje = 12,30 EUR

Należna pracownikowi dieta po potrąceniu = 82 EUR – 12,30 EUR – 24,60 EUR – 12,30 EUR = 32,80 EUR

Należy pamiętać, iż:

1) Do wydatków udokumentowanych fakturą lub rachunkiem – kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury lub rachunku,

2) Do wydatków nieudokumentowanych fakturą lub rachunkiem (np. diety, ryczałty za noclegi lub dojazdy) – kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego rozliczenie delegacji.

Pracownik dostarczył rozliczenie delegacji 28 czerwca, zatem do przeliczenia zastosujemy kurs średni NBP z dn. 27 czerwca. Należna pracownikowi dieta za delegację po przeliczeniu na złote:

32,80 EUR * 4,2120 zł = 138,15 zł

3)     Inne wydatki poniesione przez pracownika udokumentowane fakturą. Wszystkie wydatki zostały poniesione 22 czerwca. Zatem do przeliczenia na złote dokonamy po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Usługa hotelowa – 800,00 UAH * 0,1464 zł = 117,12 zł

Bilety lotnicze – 600,00 UAH * 0,1464 zł = 87,84 zł

Taxi – 350,00 UAH * 0,1464 zł = 51,24 zł

 

Dekretacja

1)      Wyliczona dieta pracownicza:

 

2)      Zaksięgowanie faktury za hotel:

 

3)      Zaksięgowanie faktury za bilety:

 

4)      Zaksięgowanie faktury za przejazdy po mieście:

 

5)      Wypłata pracownikowi należnej diety:

 





Możesz być także zainteresowany

Split Payment po zmianach Split Payment po zmianach

Ujęcie rachunkowe otrzymanego kredytu bankowego Ujęcie rachunkowe otrzymanego kredytu bankowego

Kategoria: Praktyczne przykłady PIT CIT VAT Rozrachunki

Artykuły z kategorii Rozrachunki

Pytania i komentarze do tego artykułu (1)

  1. [ 1] Beata 27.06.2019, 12:53

    Czy jeżeli pracownikowi naliczamy dietę to powinniśmy mu zwrócić również wydatki gastronomiczne, które poniósł? Jeżeli mu zwrócimy wydatki gastronomiczne to tak jakbyśmy mu zapewnili wyżywienie, więc powinnismy pomniejszyć dietę o te posiłki? Czy wydatki gastronomiczne w trakcie delegacji nie powinny być traktowane jako dodatkowy przychód dla pracownika i powinien zostać opodatkowany?

Dodaj komentarz






Ochrona przed spamem. Proszę podać numer czternaście:


Czy znalazłeś błąd lub chcesz ocenić mobliną wersję strony? Wyślij email na , dziękujemy.
Autor serwisu nie ponosi żadnej odpowiedzialności za jakiekolwiek skutki wykorzystania przez Użytkownika informacji uzyskanych za pośrednictwem strony jak-ksiegowac.pl, szczególnie za konsekwencje podjętych na ich podstawie decyzji. CC BY-NC-SA 3.0 PL www.jak-ksiegowac.pl 2012 - 2020