|
Decydując się na prowadzenie działalności gospodarczej, przedsiębiorcy wraz z rozwojem swojej firmy decydują się na zatrudnienie pracowników. Niektórzy z nich zawierają umowy o pracę, które zazwyczaj dotyczą dłuższego okresu zatrudnienia albo decydują się na skorzystanie z usług zleceniobiorców, zawierając tym samym umowy zlecenia. Jednak bez względu na rodzaj zawartej umowy - wydatki poniesione na wynagrodzenia mogą zwiększać pulę ponoszonych kosztów podatkowych. Ponadto, zarówno przy wynagrodzeniach wypłacanych w oparciu o umowę o pracę jak i umowę zlecenie, potrącane są różnego rodzaju składki ZUS, podatki czy inne.
Co do zasady kosztami podatkowymi są wydatki, które zostały poniesione w celu uzyskania przychodu, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu, pod warunkiem że nie zostały wymienione w art. 23 ustawy o PIT, który jest katalogiem kosztów bezwzględnie wyłączonych z kosztów uzyskania przychodu. Wynagrodzenia pracowników mają związek z prowadzoną działalnością i tym samym przyczyniają się do uzyskania przychodu. Natomiast aby mogły być ujęte w kosztach podatkowych, musi zostać spełniony dodatkowy warunek. W myśl art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PIT - kosztem podatkowym nie może być nie wypłacone wynagrodzenie.
Co do zasady wynagrodzenia pracownicze podlegają ochronie, co oznacza, że pracodawca może dokonywać potrąceń z wynagrodzenia bez zgody pracownika tylko w ściśle określonych sytuacjach i granicach wyznaczonych przepisami prawa. Nie zastosowanie się do tych zasad i dokonywanie przez pracodawcę bezpodstawnych potrąceń bez zgody pracownika z innych tytułów, niż przewidziane przepisami kodeksu pracy, stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i jest zagrożone wysokimi grzywnami.
Rodzaje potrąceń i ich limity
Kwestie związane z potrąceniami reguluje art. 87 kodeksu pracy, który przedstawia zamknięty katalog wszystkich możliwych należności, które pracodawca nie tylko powinien, ale jest zobowiązany potrącić pracownikowi z jego wynagrodzenia, bez konieczności uzyskania jego zgody. Z wynagrodzenia brutto możliwe jest wykonanie potrącenia w pełnej wysokości kwot, które wypłacone zostały w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia w myśl art. 87§ 7 kodeksu pracy. Umożliwia to pracodawcy odzyskanie nadpłaty spowodowanej chorobą, urlopem bezpłatnym czy udziałem w strajku.
Warto pamiętać, że takie potrącenie jest możliwe jedynie w najbliższym terminie wypłaty przypadającym bezpośrednio po tej, w której wystąpiła nadpłata (nie będzie zatem możliwe rozłożenie takiego potracenia bez zgody pracownika na raty i dokonywanie go podczas kilku kolejnych wypłat)
Pozostałe potrącenia dokonywane są z wynagrodzenia netto, a więc po odliczeniu należnych składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Art. 87 § 1 KP określa zarówno rodzaje należności, które pracodawca ma obowiązek potrącać z wynagrodzenia pracownika, natomiast § 2 określa ich kolejność, w jakiej pracodawca powinien dokonywać potrąceń. Jest to niezwykle ważne w szczególności, gdy zachodzi konieczność zaspokojenia kilku wierzycieli jednocześnie. W związku z tym, wynagrodzenie za pracę może zostać pomniejszone przez pracodawcę tylko o następujące należności:
1) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
Świadczenia alimentacyjne (m.in. alimenty na dzieci, rodziców, małżonków i różnego rodzaju renty o charakterze alimentacyjnym) stanowią w myśl kodeksu pracy najbardziej uprzywilejowaną grupę należności, z tego powodu – potrącenia te dokonuje się w pierwszej kolejności. Potrącanie sum na zaspokajanie należności alimentacyjnych dokonywane jest w trybie postępowania egzekucyjnego, czyli za pośrednictwem komornika albo bez takiego postępowania. Wówczas wierzyciel może po uzyskaniu tytułu wykonawczego sam zwrócić się z wnioskiem do pracodawcy o dokonywania potrąceń, przedstawiając tytuł wykonawczy. Pracodawca nie będzie mógł jednak tego uczynić jeżeli:
- świadczenia są należne kilku wierzycielom, a łączna ich suma możliwa do potrącenia - nie wystarcza na zaspokojenie całości roszczeń;
- wynagrodzenie za wykonaną pracę zostało zajęte przez komornika w trybie egzekucji sądowej albo administracyjnej przez naczelnika urzędu skarbowego czy dyrektora oddziału ZUS
Podczas tego typu egzekucji świadczeń alimentacyjnych pracodawca ma prawo potrącić kwotę nie większą niż 3/5 wynagrodzenia netto pracownika. Należy pamiętać, że nie obowiązuje tutaj ograniczenie dotyczące zachowania dla pracownika kwoty wolnej od potrąceń, w związku z tym, że ustawodawca nie przewidział tutaj kwoty wolnej od potrąceń – potrącenie dokonywane jest od każdego (nawet minimalnego) wynagrodzenia. W myśl art. 87 § 5 KP, wskazane jest również, że przy egzekucji świadczeń alimentacyjnych znajdą się takie składniki wynagrodzenia, które będą mogły być potrącone w pełnej wysokości. Dotyczy to nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego i należności, które przysługują pracownikom z tytułu udziału w zysku.
2) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
Potrąceń innych należności niż świadczenia alimentacyjne dokonuje się na podstawie takich samych tytułów wykonawczych, tj. w egzekucji sądowej poprzez komornika albo administracyjnej przez Urząd Skarbowy, ZUS). W tej kategorii potrąceń najczęściej spotykamy się z niespłaconymi kredytami, pożyczkami, czynszami albo np. podatkami typu składki na ZUS czy inne zobowiązania budżetpwe (np. cła, akcyza itp.). Zasady postępowania przy tego rodzaju potrąceniach są analogiczne jak przy potrącaniu alimentów.
Oba te potrącenia różnią jednak limity w jakich są one dokonywane. Przy należnościach innych niż świadczenia alimentacyjne pracodawca może potrącić nie więcej niż 1/2 wynagrodzenia pracownika z zachowaniem odpowiedniej kwoty wolnej, która musi zostać wypłacona pracownikowi. Gwarantowaną kwotę wolną w tej sytuacji stanowi kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczki na podatek dochodowy. Dla pracowników, którzy zatrudnieni są w niepełnym wymiarze czasowym - kwotę wolną ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, czyli dla pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu będzie to połowa minimalnego wynagrodzenia. W sytuacji, w której nastąpi zbieg potrąceń z tytułu alimentów oraz świadczeń niealimentacyjnych granicą potrąceń jest 3/5 wynagrodzenia.
3) zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
Zaliczki pieniężne, które zostały udzielone pracownikowi stanowią trzecią w kolejności grupę potrąceń. Są to kwoty, które zostały pracownikowi wypłacone zaliczkowo na poczet wynagrodzenia. Podczas potrącenia zaliczek również obowiązuje limit ½ wynagrodzenia i kwota wolna od potrąceń w wysokości 75% minimalnego wynagrodzenia netto. Nie dotyczy to wypłaconego wynagrodzenia akonto, kiedy to w terminie wypłaty pracownik otrzyma po prostu pozostałą cześć swojego wynagrodzenia.
4) kary pieniężne przewidziane w art. 108 Kodeksu pracy (KP)
Kary pieniężne to ostatnie z potrąceń, które mogą zostać wykonane przy braku zgody pracownika. Mogą być udzielone pracownikowi zgodnie z art. 108 KP za nieprzestrzeganie przepisów BHP i przeciwpożarowych, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwym, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia albo spożywanie alkoholu w czasie pracy. Kara pieniężna za jedno przewinienie nie może być wyższa niż jednodniowe wynagrodzenie pracownika. Potrącenia z tytułu kar pieniężnych nie mogą przekroczyć łącznie 1/10 wynagrodzenia pracownika przypadającego do wypłaty po dokonaniu wcześniejszych potrąceń, a więc alimentów, należności innych niż alimenty oraz zaliczek (art. 108 § 3 KP). Kwotę wolną stanowi 90% minimalnego wynagrodzenia netto.
Powyższy katalog jest tzw. katalogiem zamkniętym, co oznacza, że pracodawca nie może dokonać żadnych innych potrąceń. Warto jednak wspomnieć, że są od tej reguły wyjątki - poza wyżej wymienionymi potrąceniami obligatoryjnymi – pracodawca może dokonać innych potrąceń, ale tylko jeśli pracodawca uzyska pisemną zgodę pracownika. Przykładami potrąceń faktultatywnych, tj. tych, które mogą zostać dokonane za zgodą pracownika to m.in.:
- pożyczki udzielone pracownikowi z kasy zapomogowo-pożyczkowej lub zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
- kredyty bankowe,
- składki związkowe,
- składki na dobrowolne grupowe ubezpieczenie pracownicze
Ewidencja w księgach rachunkowych
W przypadku otrzymania zawiadomienia o potrąceniu komorniczym, należy dokonać jego ewidencji w księgach rachunkowych, w wartości odpowiadającej kwocie, którą pracodawca ma obowiązek potracić z wynagrodzenia pracownika i przekazać na poczet egzekucji. Dokumentem na podstawie, którego powinno zostać ujęte to zdarzenie w księgach rachunkowych to lista płac – poprzez zapis:
1) Dokonanie księgowania na podstawie listy płac
- Wn konto 230Konto 230 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń (Aktywno-pasywne) 230 "Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń"
- Ma konto 240Konto 240 - Pozostałe rozrachunki (Aktywno-pasywne) 240 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Zajęcie egzekucyjne).
2) Wpłata potrąconej kwoty na rachunek urzędu skarbowego:
- Wn konto 240Konto 240 - Pozostałe rozrachunki (Aktywno-pasywne) 240 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Zajęcie egzekucyjne).
- Ma konto 130Konto 130 - Rachunek bieżący (Aktywne) 130 "Rachunek bieżący".
W powyższym przypadku występuje jedynie przeniesienie części kwoty netto, którą pracownik otrzymałby z wyliczonego po składkach ZUS i zaliczce na podatek dochodowy – na poczet egzekucji komorniczej. Zatem tego typu alimenty, z punktu widzenia spółki nie mają wpływu na kwestie podatkowe związane z ujęciem wynagrodzenia pracowniczego jako kosztu uzyskania przychodu, gdyż kosztem uzyskania przychodu jest wypłacone pracownikowi wynagrodzenie, które naliczane jest w kwocie brutto, zaś potrącenia dokonywane są w kwocie netto. Nieco inaczej wygląda sytuacja w przypadku kary pieniężnej, bowiem potrącenie kary pieniężnej dokonane na liście wynagrodzeń stanowi przychód podatkowy pracodawcy, który powinien dokonać następującej ewidencji w księgach rachunkowych:
• Wn konto 230Konto 230 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń (Aktywno-pasywne) 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
• Ma konto 760Konto 760 - Pozostałe przychody operacyjne (Przychodowe) 760 „Pozostałe przychody operacyjne”.
wpływy z kar pieniężnych, w myśl przepisów kodeksu pracy - przeznacza się na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy. Przepisy nie narzucają terminu wydatkowania potrąconych kwot. Przeznaczenie kar pieniężnych na poprawę warunków pracy może zostać udokumentowane wydatkami, ewidencjonowanymi na koncie 405Konto 405 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia (Kosztowe) 405 – „Świadczenia na rzecz pracowników” – w analityce: „wydatki z tytułu BHP”.
